Consultation nationale

CONSULTATION NATIONALE : ÉLABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES OPERATIONNELLES DU Ministère du Commerce et de l’Industrie (MCI) ET DEFINITION DE LA STRATEGIE D’IMPLANTATION DUDIT MANUEL

Contexte

Garantir une croissance économique socialement et géographiquement équitable tel est le mandat du Ministère du Commerce et de l’Industrie (MCI) selon le Titulaire de ce Ministère.  Pour réaliser son mandat, le MCI doit travailler à éliminer les barrières structurelles et à combler les faiblesses institutionnelles qui  empêchent les marchés de fonctionner de façon efficace et de réagir positivement aux incitations. Sa mission première devrait être d’accompagner le secteur privé pour l’aider à saisir les énormes opportunités de l’économie haïtienne.

Au vu de l’évolution du contexte national et international et plus spécifiquement du changement de régime de commerce international, il convient de revoir les objectifs stratégiques du MCI et de le renforcer.  C’est dans cette optique que le MCI a engagé un travail de réflexion sur les choix stratégiques devant guider son action future, sur les axes d’intervention et les activités devant lui permettre de matérialiser sa mission. Une équipe de consultants a été constituée afin d’accompagner le MCI dans cette démarche devant lui permettre de se doter d’un plan stratégique triennal et d’un plan opérationnel pour l’année 2013. Parallèlement, un processus devant conduire à terme à la révision de la loi organique du MCI datant de 1987 a été engagé. La structure actuelle comprend une Direction Générale organisée autour de cinq (5) Directions techniques et quatre (4) directions fonctionnelles. Il convient de citer également les directions déconcentrées sans oublier les services récemment créés comme le Centre de Développement de l’Entreprise et de l’Entrepreneuriat rattaché à la Direction Générale et une unité de communication récemment créée. Au Ministre, sont rattachés un Cabinet et un secrétariat particulier.

L’exercice de réflexion réalisé à date par le Ministère a mis en évidence les déficiences de fonctionnement interne et externe qui s’expliquent en partie par des pratiques basées sur une administration de gestion et non de mission. Le MCI doit pouvoir s’inscrire dans une perspective de services à ses publics-cible à savoir l’investisseur, l’entrepreneur et le consommateur, avec une approche différente consistant à anticiper les besoins des opérateurs économiques, à alléger le processus de traitement des requêtes et obligations.

Le renforcement des capacités du MCI à remplir son mandat passe par un processus d’uniformisation qui exige la mise en place de structures et d’outils de gestion Dans le cadre du processus d’harmonisation, il convient de doter les directions du MCI d’outils répondant à leurs besoins et permettant d’augmenter leur efficacité et la qualité des services à fournir aux publics-cible.

Responsabilités

Cette consultation a pour objectif d’élaborer un manuel de procédures opérationnelles répondant à la structure organisationnelle du MCI ainsi que de formuler la stratégie d’implantation dudit manuel.  Pour exécuter ce mandat, il a été décidé de recruter un Consultant national. L’objectif général se décline en un ensemble d’objectifs spécifiques :

• Procéder à une analyse diagnostique de la structure organisationnelle actuelle et décrire, sur la base de l’indentification du mandat et des fonctions affectées à chaque Direction, ladite structure et les procédures opérationnelles.

• Faire des recommandations en vue de l’amélioration de l’efficacité de chaque Direction.

• Doter le Ministère d’un manuel de procédures opérationnelles.

• Elaborer la stratégie d’implantation dudit manuel en collaboration avec le personnel du Ministère.

Le Consultant sera en charge de l’analyse générale de la structure actuelle. Il aura à faire des propositions en vue d’améliorer les processus en cours ; il précisera la conception optimale de la structure organisationnelle, des processus et procédures en tenant compte de la culture du MCI, et en adéquation avec les stratégies et plans du MCI ; il prendra en compte la réalité organique, normative et budgétaire, la collecte des données. Pour réaliser son mandat, il aura à animer des séances d’interview à l’issue desquelles le manuel de procédures opérationnelles sera rédigé.  Le Consultant interviendra sous la supervision directe du Cabinet du Ministre qui est responsable de l’exécution de toutes les phases de cette consultation.  Il travaillera en étroite collaboration avec le Directeur Général et les Directeurs Techniques, et avec également les consultants accompagnant le Ministère dans la démarche de planification stratégique.  Tout au long du processus, l’approche participative sera privilégiée afin de garantir une appropriation du résultat de cette consultation.  Dans certains cas, il s’agira de réunions individuelles mais dans d’autres, il faudra privilégier les focus group pour s’assurer de la participation d’un plus grand nombre.

La documentation à consulter comprend entre autres :

• La loi organique du MCI ;

• Le rapport de l’atelier du 4 au 6 novembre 2011 ;

• Le plan d’action du MCI au 31 décembre 2012 ;

• Le compte-rendu de la retraite organisée le 16 octobre 2012 ;

• Le diagnostic institutionnel du MCI réalisé en octobre 2012 ;

• Le rapport sur la définition du mandat de chaque direction technique.

Produits attendus

• Diagnostic de la situation actuelle: diagrammes, analyse de la structure et des processus, niveau de performance actuel. Description de la situation actuelle, faiblesses et analyses des causes, recommandations.

• Organigramme fonctionnel, description de postes et manuel de procédures opérationnelles avec tous les documents d’accompagnement nécessaires.

• Conception d’un système d’indicateurs de performance.

• Recommandations stratégiques et méthodologiques pour l’implantation des processus conceptualisés.

Le consultant fournira trois copies en DVD ou CD du travail final ainsi que trois copies du matériel imprimé.

Expérience

Une proposition technique :

– Expliquer pourquoi ils sont les plus qualifiés pour le travail

– Fournir une brève méthodologie sur la manière dont ils vont aborder et exécuter le travail

– Un Curriculum Vitae mentionnant au moins trois(3) personnes de références

Une proposition financière :

-La proposition financière doit préciser un montant forfaitaire

Tous les frais de voyage prévu doivent être inclus dans la proposition financière. Cela comprend particulièrement : les frais de déplacements pour rejoindre son lieu d’affection et le voyage de rapatriement. En général, le PNUD qui finance cette consultation, n’accepte aucun frais de voyage supérieur à ceux de la classe économique. Si l’IC choisit de voyager en une classe supérieure, tous les frais de voyage seront à sa charge.

En cas de voyage imprévu, le frais de voyage incluant : Billet, frais d’hébergement et autres dépenses y relatives doivent être discuté entre l’unité d’affaire concerné et le Consultant Individuel avant d’effectuer le voyage, car ces dépenses seront remboursées.

La procédure d’évaluation sera effectuée suivant la pondération ci-dessous :

A) Une évaluation de l’offre technique – 70/100

B) Une évaluation de l’offre financière – 30/100

N.B. Seulement les candidats ayant accumulés un minimum de 70 points seront présélectionnés pour l’offre financière.

Les candidats sont priés d’envoyer leur dossier de candidature à l’adresse suivante : secretariatduministre@mci.gouv.ht